Tietosuoja- ja tietoturvaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

• Nimi: Osasto 41 Kannattajat ry (Y-tunnus: 3075255-3)
• Osoite: Kansikatu 3, 33100 TAMPERE
• Puhelin: 046 804 3200
• Sähköposti: Osasto41@osasto41.com
• Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Matti Virtanen (tietosuoja@osasto41.com)

2. Määritelmät

• Henkilötieto: Kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön (”rekisteröity”) liittyvät tiedot, kuten nimi tai yhteystiedot.
• Jäsenet ja rekisteröidyt: Osasto 41 Kannattajat ry:n toiminnassa mukana olevat yksityishenkilöt ja jäsenet.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

• Jäsenyyssuhteiden hoitaminen: Jäsenrekisterin ylläpito, jäsenviestintä ja yhdistystoiminnan toteuttaminen.
• Viestintä ja tiedottaminen: Yhdistyksen toiminnasta, tapahtumista ja eduista tiedottaminen.

Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisiin oikeusperusteisiin (artikla 6):

• Sopimus (6 art. 1 b): Käsittely on tarpeen jäsenyyteen perustuvien velvoitteiden ja oikeuksien täyttämiseksi.
• Oikeutettu etu (6 art. 1 f): Yhdistystoiminnan harjoittaminen ja jäsenyhteydenpito.
• Suostumus (6 art. 1 a): Mahdollinen erillinen sähköinen suoramarkkinointi tai muu suostumuksenvarainen käsittely.
• Lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c): Lainsäädännöstä (esim. yhdistyslaki) aiheutuvat velvoitteet.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään ainoastaan seuraavia rekisteröidyn itsensä antamia perustietoja:

• Etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Jäsennumero

5. Tietolähteet

Keräämme tiedot ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään jäseneksi liittymisen, yhteystietojen päivittämisen tai yhdistyksen toimintaan osallistumisen yhteydessä.

6. Profilointi

Emme suorita tietosuoja-asetuksen mukaista automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Tietojen luovuttaminen ja vastaanottajat

Rekisterinpitäjä ei myy, vuokraa tai luovuta henkilötietojasi ulkopuolisille kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan käsitellä tai luovuttaa ainoastaan seuraavissa tapauksissa:

• Palveluntarjoajat: Tietoja voidaan käsitellä Rekisterinpitäjän lukuun toimivissa järjestelmissä (esim. jäsenrekisteriohjelmisto tai sähköpostipalvelu). Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja vain määriteltyjen tehtävien toteuttamiseksi tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
• Lakisääteiset velvoitteet: Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille vain lainsäädännön niin edellyttäessä.

8. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Mikäli käytämme palveluntarjoajia EU/ETA-alueen ulkopuolella, varmistamme siirron lainmukaisuuden soveltamalla EU-komission hyväksymiä vakiolausekkeita (Standard Contractual Clauses) sekä huolehtimalla riittävästä tietosuojasta.

9. Säilytysajat

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen jäsenyyden ja yhdistystoiminnan toteuttamiseksi:

• Jäsentiedot: Henkilötietoja säilytetään jäsenyyden voimassaoloajan sekä enintään 3 vuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen mahdollisten jälkiselvitysten hoitamiseksi.
• Tietojen poistaminen: Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan säilytysajan päätyttyä tai rekisteröidyn pyynnöstä, mikäli lakisääteistä estettä poistamiselle ei ole.

10. Tietojen antamisen pakollisuus

Jäsenyyden ja siihen liittyvien palveluiden toteuttaminen edellyttävät pyydettyjen perustietojen antamista. Ilman näitä tietoja emme voi ylläpitää jäsenyyttä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on tietosuojalainsäädännön nojalla seuraavat oikeudet:

• Oikeus tarkastaa tiedot: Oikeus saada vahvistus tietojen käsittelystä ja kopio käsiteltävistä tiedoista.
• Oikeus tiedon oikaisemiseen ja poistamiseen: Oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista tai tietojen poistamista.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen: Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä erityisen tilanteesi perusteella sekä vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa.
• Oikeus siirtää tiedot: Oikeus saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
• Oikeus peruuttaa suostumus: Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa sen milloin tahansa.
• Oikeus tehdä valitus: Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi), mikäli katsot tietojesi käsittelyn rikkovan lainsäädäntöä.

Pyyntöjen toteuttamiseksi ota yhteyttä kohdassa 1 mainittuun yhteyshenkilöön. Vastaamme pyyntöihin kuukauden kuluessa.

12. Sovellettava laki

Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä soveltuvaa EU-sääntelyä, erityisesti yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR).

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kehitämme toimintaamme jatkuvasti ja pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Olennaisista muutoksista ilmoitamme rekisteröidyille verkkosivuillamme tai suoraan sähköpostitse ennen muutosten voimaantuloa.